2021 年 1 月 23 日
佩珊老師eXCEL教學

EXCEL強大功能-資料剖析及排序

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上一篇我們談到圖表功能,這一篇來到資料剖析。資料剖析原為英文翻譯,data parsing,亦把單一欄位很長可能含有空白或固定字元,例如TAB鍵、逗號或分號等等的字串,透過刀子切割,將數個字串切成有意義含欄位的資料,操作畫面非常簡單,只要設定分隔字元或長度,即可切割完成。另外,當我們某一資料表,最簡單的排序為由小到大,或由大至少,分別稱為升冪或降冪,或者以特定方式排序,並且可以設定多階層,以達精確表述。本篇重點亦為EXCEL TQC第502題506題之精華,故同學一定要理解熟練。

資料剖析data parce

舉例有一資料表如上圖,練習檔在此,資料全集中於A欄,仔細看資料之間似乎都有空白鍵資料穿叉於內,因此,我們利用EXCEL之:
資料-資料剖析,進行PARSE,首先第一個畫面詢問:固定欄寛或分隔符號,請注意:

本題資料內有空白鍵,若以固定欄寛,則多出好些欄,並為空白資料,因此建議,資料剖析未完成前,先複製工作表,防此錯誤,待熟練後,無需複製工作表,即可理解以何種分隔方式近行剖析。

本題因資料中間皆有空白,故選用「分隔符號」-空白,進行資料剖析。並且操作同時,皆可預覽結果,幫助操作者提升信心。

除非資料特殊,例如該欄明顯為日期或時間欄位,其餘皆選擇一般即可。

剖析後,結果如下圖,每一欄位皆非常清楚,是不是呢?

資料排序

資料排序無論是單一排序或多層排序,最重要要指名排序鍵,及排序方式。

排序鍵例如上題,我們指定以門市名稱或門市編號或是銷售數量,皆可當作排序鍵值。如果排序鍵為文字,則以筆劃排序,其次則為排序方式,由小到大稱做升冪,由大至小稱作降冪。另外,我們可以指定清單做為排序鍵值。

以上題完成檔為例:

若以門市名稱由小至大,首先:

1.指定排序範圍,選擇資料-排序

2。指定本表有標題

3。指定排序鍵值,完成。

請同學練習,以電子鍋數量由大至小排,若相同,則以烤箱進行排序。

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